인감신고와 증명서 발급부터 구분해야
수용자 인감 관련 민원은 크게 ‘인감신고·변경신고’와 ‘인감증명서 발급’으로 구분된다.
인감신고는 사용할 도장을 행정기관의 인감대장에 처음 등록하거나 기존 신고 인감을 변경하는 절차다. 인감증명서 발급은 이미 신고된 인감이 본인의 인감과 일치한다는 증명서를 받는 절차다.
두 민원은 목적과 제출서류가 다르기 때문에 하나의 위임장으로 동시에 처리할 수 없다.
인감신고는 원칙적으로 신고인의 주소를 관할하는 읍·면·동 등 증명청에서 처리한다. 반면 이미 신고된 인감증명서는 전국 시·군·구청과 읍·면·동 주민센터 등에서 발급을 신청할 수 있다.
복역 중이라면 인감 서면신고 가능
인감신고는 본인이 직접 행정기관을 방문하는 것이 원칙이지만 질병이나 출산, 복역, 유학, 해외거주 등으로 방문할 수 없다면 서면신고가 가능하다.
수용자는 인감증명법 시행령 별지 제9호서식인 ‘인감(변경)신고서·서면신고용’을 이용해야 한다. 신고서에는 신고인 정보와 신고 인감, 서면신고 사유, 보증인 및 대리인 정보를 작성하고 수감기관의 확인을 받아야 한다.
복역자가 위임해 신고하는 경우에는 신고서의 수감기관 확인란에 교도관의 서명 또는 날인을 받아 제출하도록 안내돼 있다. 가족이 임의로 수용자의 서명을 대신하거나 도장을 날인해서는 안 된다.
서면신고에는 보증인과 별도 대리인 필요
인감 서면신고에는 신고인의 의사를 확인하고 보증하는 사람이 필요하다.
보증인은 이미 인감이 신고된 성년자여야 하며, 자신이 신고한 인감을 신고서에 날인해야 한다. 주민센터 전산으로 보증인의 인감을 확인하기 어려우면 보증인 인감증명서 제출을 요구받을 수도 있다.
신고서를 주민센터에 제출하는 대리인은 보증인과 다른 사람이어야 하며, 대리인 본인의 실물 신분증을 제시해야 한다.
인감을 처음 신고할 때는 신고서의 보존용 인감란에 도장을 찍고 인감지 한 장을 첨부해야 한다. 다만 신고할 인감도장을 함께 제출하는 경우에는 인감지 첨부가 생략될 수 있다.
서면신고 사유와 이를 증명할 수 있는 자료도 제출해야 한다. 서식 안내상 사유 증명서류의 유효기간은 사유 확인일부터 3개월이며, 복역자의 경우에는 수감기관 확인을 받아 제출한다.
인감증명서 대리발급은 별지 제13호서식
이미 인감이 정상적으로 신고돼 있고 인감증명서만 필요하다면 ‘인감증명서 발급 위임장 및 수감기관 확인서’를 사용해야 한다.
현행 인감증명법 시행령은 대리인이 발급을 신청할 때 별지 제13호서식 등의 위임장과 신분증을 제출하도록 규정한다. 다만 수감자인 본인이 수감기관의 확인을 받은 위임장을 제출하면 위임자인 수용자의 신분증 제출은 제외된다. 대리인의 신분증은 반드시 필요하다.
위임장에는 수용자의 성명과 주민등록번호, 주소, 발급 용도와 통수, 대리인의 인적사항과 관계, 위임 사유 등을 작성한다.
서식은 위임자가 직접 자필로 작성해야 한다. 법제처도 대리인이나 행정사가 위임자를 대신해 위임장을 작성할 수 없다고 해석하고 있다.
수용자가 위임장에 서명하거나 날인한 뒤 수감기관 확인란에 교도관의 확인을 받아 대리인에게 전달하는 방식으로 진행된다.
발급 용도와 필요한 통수를 정확하게 작성
위임장에는 인감증명서를 어디에 사용할 것인지 구체적으로 적어야 한다.
부동산이나 자동차 매도, 근저당권 설정, 은행 업무 등은 제출기관마다 요구하는 인감증명서의 종류와 기재사항이 다를 수 있다. 대리발급을 준비하기 전에 제출처에 일반용인지 매도용인지, 매수인 정보가 필요한지 등을 확인해야 한다.
2부 이상 발급받으려면 위임장의 발급 통수란에 필요한 수량을 적어야 한다. 통수가 적혀 있지 않으면 한 부만 발급될 수 있다.
위임장의 유효기간은 위임일부터 6개월이다. 다만 은행이나 법원, 계약 상대방이 더 최근에 발급된 인감증명서를 요구할 수 있으므로 제출처 기준도 별도로 확인해야 한다.
수용자의 온라인 대리발급은 불가능
정부24에서는 일부 일반용 인감증명서를 본인이 직접 온라인으로 발급할 수 있다. 그러나 온라인 인감증명서 발급은 대리인이 신청할 수 없다.
부동산·자동차 매도용과 법원 제출용, 예금·대출·보험·증권 등 금융기관 제출용 인감증명서도 온라인 발급 대상에서 제외된다. 수용자가 직접 정부24 본인인증 절차를 이용하기 어려운 상황이라면 수감기관 확인을 받은 위임장으로 방문 대리발급을 준비해야 한다.
주민센터 방문 전에 양쪽 기관에 확인해야
인감 서면신고와 증명서 대리발급은 재산 처분이나 금융거래에 사용될 수 있는 중요 민원이다. 서류의 자필 여부나 교도관 확인, 발급 용도, 통수가 빠지면 접수가 보류될 수 있다.
먼저 수용자가 있는 교정기관에 법정서식 전달과 교도관 확인 절차를 문의하고, 이후 서류를 제출할 주민센터에 필요한 신분증과 추가 증명자료를 확인하는 것이 안전하다.
인감을 새로 신고하는 경우에는 주소지 관할 주민센터를 확인해야 하며, 인감증명서만 발급받는 경우에는 가까운 발급기관을 이용할 수 있다.