수용자 대신 가족이 온라인으로 발급
교정시설에 가족이 수용되면 접견 등록과 법률상담, 재산·보험·생활 관련 행정업무를 처리하는 과정에서 가족관계를 증명할 서류가 필요한 경우가 있다.
그러나 수용자가 본인의 휴대전화나 공동인증서를 자유롭게 사용할 수 없고 신분증과 도장을 가족에게 전달하기도 어려워, 서류를 어떻게 준비해야 하는지 막막해하는 가족이 적지 않다.
이때 이용할 수 있는 것이 대법원 전자가족관계등록시스템이다. 인터넷 발급 과정에서는 서류에 표시될 수용자가 직접 인증하는 것이 아니라, 증명서를 신청하는 가족이 자신의 공동인증서·금융인증서 또는 간편인증으로 본인 확인을 진행한다.
전자가족관계등록시스템은 가족관계등록부의 인터넷 발급 대상 범위로 본인과 부모, 배우자, 자녀를 안내하고 있다. 따라서 신청자와 가족관계가 전산상 확인된다면 수용된 배우자나 부모를 발급 대상자로 선택할 수 있다.
다만 친척이나 사실혼 배우자처럼 법률상 가족관계등록부에서 신청자와의 관계가 확인되지 않는 사람은 동일한 방식으로 발급되지 않을 수 있다.
발급할 수 있는 주요 증명서
전자가족관계등록시스템에서는 가족관계증명서 외에도 기본증명서와 혼인관계증명서, 입양관계증명서 등 여러 가족관계등록 증명서를 발급할 수 있다.
가족관계증명서는 발급 대상자를 기준으로 부모와 배우자, 자녀 등에 관한 사항을 확인할 때 사용된다. 기본증명서에는 본인의 출생과 사망, 국적 등 개인의 기본적인 등록사항이 기재된다. 혼인관계증명서에는 본인과 배우자에 관한 사항과 혼인관계 변동 내용이 표시된다.
교정시설 관련 민원이라고 해서 항상 가족관계증명서만 필요한 것은 아니다.
부부관계 확인이 목적이라면 혼인관계증명서가 요구될 수 있고, 개명이나 국적 등 개인 신분 변동사항을 확인해야 한다면 기본증명서가 필요할 수 있다. 서류를 발급하기 전에 교정기관이나 법원, 변호사사무실 등 실제 제출처에 필요한 증명서의 정확한 명칭을 먼저 확인하는 것이 좋다.
가족관계증명서도 세 종류
가족관계증명서는 일반·상세·특정 증명서로 나뉜다.
일반증명서에는 발급 대상자 본인과 부모, 배우자, 현재 혼인 중인 생존 자녀에 관한 사항이 표시된다. 상세증명서에는 본인과 부모, 배우자 및 모든 자녀에 관한 사항이 기재된다.
특정증명서는 상세증명서에 포함되는 가족 가운데 신청자가 선택한 부·모·배우자·자녀의 정보만 표시하도록 발급하는 서류다.
제출처에서 단순히 현재 가족관계만 확인하려는 경우에는 일반증명서로 충분할 수 있다. 과거의 가족관계 변동이나 모든 자녀의 표시가 필요하다면 상세증명서를 요구할 수 있다.
필요한 가족만 표시하면서 불필요한 개인정보 노출을 줄이려면 특정증명서가 적합할 수 있다. 다만 제출기관이 상세증명서를 지정했다면 임의로 특정증명서를 제출해서는 안 된다.
온라인 발급 절차
온라인 발급은 다음과 같은 순서로 진행할 수 있다.
대법원 전자가족관계등록시스템에 접속한다.
‘증명서 발급’ 메뉴에서 가족관계증명서, 기본증명서 또는 혼인관계증명서 등 필요한 서류를 선택한다.
이용약관에 동의하고 신청자의 이름과 주민등록번호 등 본인정보를 입력한다.
공동인증서·금융인증서 또는 간편인증으로 신청자 본인 확인을 진행한다.
발급 대상자 항목에서 ‘본인’ 또는 ‘가족’을 선택하고, 배우자·부·모·자녀 가운데 필요한 사람을 지정한다.
가족관계증명서, 기본증명서, 혼인관계증명서 등 증명서 종류를 선택한다.
일반·상세·특정 가운데 제출처에서 요구하는 형태를 선택한다.
주민등록번호 뒷자리 공개 여부와 발급 목적, 수령방법을 확인한다.
신청 내용을 최종 확인한 뒤 직접 인쇄 등 필요한 방식으로 발급한다.
신청 과정에는 신청자 본인 확인을 위한 인증수단이 필요하다. 종이로 출력하려면 정상적으로 인쇄할 수 있는 프린터와 PDF 문서를 확인할 수 있는 환경을 미리 점검하는 것이 좋다. 전자가족관계등록시스템도 발급 전에 테스트 증명서 출력으로 프린터 작동 여부를 확인하도록 안내하고 있다.
수용자 명의로 발급해야 하는 이유
가족관계증명서는 누구를 발급 대상자로 선택하느냐에 따라 표시되는 가족 구성원이 달라진다.
예를 들어 신청자인 아내가 자신의 가족관계증명서를 발급하면 남편이 배우자로 표시될 수 있다. 그러나 제출기관에서 남편을 중심으로 부모와 배우자, 자녀 관계를 확인하려 한다면 수용된 남편을 발급 대상자로 선택한 증명서가 필요할 수 있다.
부모의 가족관계증명서가 필요할 때도 마찬가지다. 신청자 본인의 서류가 아니라 아버지 또는 어머니를 발급 대상자로 지정해야 제출 목적에 맞는 관계가 표시될 수 있다.
따라서 단순히 가족관계증명서를 발급하는 데서 끝내지 말고, 서류 상단의 발급 대상자가 제출처에서 요구한 사람으로 지정됐는지를 반드시 확인해야 한다.
주민등록번호 공개 범위도 확인
온라인 발급 과정에서는 본인과 가족의 주민등록번호 뒷자리 공개 여부를 선택하게 된다.
제출기관에 따라 주민등록번호 전체 공개가 필요한 경우도 있지만, 가족관계 확인만을 목적으로 일부 비공개 서류를 받는 경우도 있다. 필요 이상으로 주민등록번호를 공개하면 개인정보가 과도하게 노출될 수 있다.
반대로 제출처가 전체 번호가 표시된 서류를 요구했는데 비공개로 발급하면 다시 준비해야 한다.
증명서 종류와 일반·상세 여부뿐 아니라 주민등록번호 공개 범위까지 제출처에 한꺼번에 확인하면 재발급을 줄일 수 있다.
대상자가 보이지 않는다면
가족을 발급 대상자로 선택하는 화면에서 수용된 배우자나 부모가 나타나지 않는 경우가 있을 수 있다.
가족관계등록부의 관계가 정리되지 않았거나 신청자와 대상자의 정보가 정상적으로 연결되지 않은 경우, 특정 증명서의 발급 제한이 적용되는 경우 등이 원인일 수 있다.
이때 다른 사람의 인증정보를 사용하거나 수용자의 인증서를 임의로 이용해서는 안 된다. 가까운 가족관계등록관서나 주민센터, 전자가족관계등록시스템 사용자지원센터를 통해 별도 발급 방법을 확인해야 한다.
전자가족관계등록시스템 사용자지원센터는 1899-2732 또는 031-776-7878이며, 상담시간은 평일 오전 9시부터 오후 6시까지다.
공용 컴퓨터 이용 시 개인정보 주의
가족관계등록 증명서에는 이름과 생년월일, 가족관계와 주민등록번호 등 민감한 개인정보가 포함될 수 있다.
PC방이나 회사, 인쇄업체 등 공용 컴퓨터에서 발급한다면 인증을 마친 뒤 반드시 로그아웃해야 한다. 내려받은 문서나 출력 대기자료가 남아 있지 않은지도 확인할 필요가 있다.
잘못 출력한 서류는 일반 종이처럼 버리지 말고 개인정보 부분을 알아볼 수 없도록 파쇄하거나 폐기해야 한다. 교정시설이나 법률사무소에 제출할 때도 요구되지 않은 가족의 정보까지 포함되지 않았는지 살펴보는 것이 안전하다.
가족이 준비하되 제출처 확인이 먼저
수용자의 신분증이나 도장을 확보하기 어렵다는 이유로 가족관계 서류 준비를 처음부터 포기할 필요는 없다.
배우자와 부모, 자녀 등 법률상 가족은 자신의 인증수단을 이용해 온라인으로 관련 서류를 준비할 수 있다. 다만 온라인에서 발급할 수 있다는 사실과 해당 서류가 실제 민원에 적합하다는 것은 별개의 문제다.
교정시설과 법원, 금융기관, 보험사 등 제출기관마다 요구하는 증명서 종류와 상세 여부, 주민등록번호 공개 범위가 다를 수 있다.
먼저 제출처에 정확한 조건을 확인한 뒤 수용자를 발급 대상자로 지정해 필요한 서류만 준비하는 것이 가장 안전한 방법이다.